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Eventos empresariales ¿Buena estrategia o mala publicidad?

En épocas de crisis, la organización de eventos paga siempre los platos rotos del recorte presupuestario por parte de las empresas. Es una creencia muy difundida que hacer eventos empresariales en dicha época puede llegar a ser visto como un gasto innecesario.
Sin embargo, esta decisión se basa en una falta de comprensión de la importancia de los mismos, a un pre-concepto en cuanto al presupuesto que se requiere y una suposición que en ese contexto socio-económico un evento generaría un impacto negativo en la imagen externa e interna de la empresa.

Cuatro son las principales dudas a la hora de pensar un evento para su empresa:

1) ¿Para qué hacer un evento?
Para empezar, las posibilidades de los eventos empresariales no se limitan en la “típica” fiesta de fin de año.
Dentro de una compañía se pueden realizar eventos de incentivo al personal, capacitaciones, workshops, congresos, e incluso jornadas para captar nuevos clientes. Los eventos pueden ser desde muy pequeños: para 4 o 5 personas, hasta masivos (más de 500… incluso miles).
Los eventos de incentivo al personal son una herramienta fundamental para el crecimiento de una empresa. No es suficiente ver que un equipo trabaja correctamente.
Pensar “mis empleados trabajan bien, no necesito incentivarlos” es como pensar que un crecimiento en las ventas no conlleva la necesidad de invertir en nueva maquinaria o publicidad.
Generar de manera periódica eventos para el personal aumenta los niveles de fidelidad con la empresa y mejora la relación entre compañeros. Lo mismo ocurre con las capacitaciones. La capacitación constante permite al equipo de trabajo incorporar nuevas tecnologías y crear nuevas ideas.
Hoy en día esta modalidad está siendo usada por todas las grandes empresas para aumentar la productividad. La variedad de eventos que se pueden realizar es, prácticamente infinita y dependerá de los objetivos que se quieran alcanzar y del tipo de empresa. La oferta va desde tranquilos días de campo hasta agitadas sesiones de paintball.
Las fiestas de fin de año, son, además de una oportunidad para que los empleados y proveedores se encuentren en otro tipo de contexto, una excelente oportunidad para realizar una buena y efectiva campaña de publicidad y marketing. Una forma de hacer esto es tematizando el evento con un producto que se quiera destacar o festejando un objetivo alcanzado.

2) ¿Para qué contratar a un event planner?
A la hora de organizar un evento el rol de un event planner es poco más que fundamental. No sólo porque no es un servicio caro, sino porque el mismo es fácilmente amortizable con los beneficios y precios especiales que este consigue (no es lo mismo, desde ya, un presupuesto que un proveedor puede pasarle a un event planner que lo contrata constantemente que a la empresa directamente) y por supuesto, está el ahorro de tiempo y energía que podría consumirle a cualquier empleado de la empresa la organización de un evento, por muy simple que sea.
Un temor asociado a la contratación de un event planner es que, al ser alguien de afuera de la empresa, no logra entender el mensaje que la misma quiere transmitir de la misma forma que un empleado. Sin embargo, el trabajo de un buen organizador consiste, justamente, en lograr, a través de una fluida comunicación con el cliente, encontrar nuevas y creativas formas comunicativas que marquen tendencia.

3) ¿Cuánto sale hacer un evento?
Los precios varían, radicalmente, dependiendo del evento que se quiera realizar y sus objetivos. El presupuesto no debería ser nunca una limitación cuando está la voluntad de realizar un evento. Siempre hay una propuesta que responda a sus necesidades.

4) ¿Qué imagen y mensaje transmito?
Cuando se deciden que se quiere realizar un evento hay que pensar qué queremos comunicar. Este trabajo se puede hacer en conjunto con el productor que podrá orientarlos sobre que posibilidades se adaptan mejor a su imagen, sus objetivos y su presupuesto. Todo lo que usted quiera transmitir es susceptible de ser convertido en un evento, está en la creatividad (en conjunto) de convertirlo en tal.