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Las claves principales para organizar un evento corporativo

La organización de eventos empresariales y la participación en actividades organizadas por terceros, empieza a formar parte del mix de herramientas que el área de marketing puede utilizar para alcanzar determinados objetivos de imagen de marca o institucional, de fidelización de clientes, de promoción o impulsión de productos o servicios, para promover determinados procesos o prácticas, o inclusive como unidad de negocios en sí misma.

El organizador profesional de eventos es un profesional que crea, planifica, gestiona, organiza y produce, acontecimientos especiales que constituyen un campo en pleno desarrollo.

Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y servicios.

Conferencias y Convenciones.

Worshops.

Presentaciones Comerciales.

Cursos de capacitación e incentivo para público interno.

Reuniones y acciones con la prensa.

Participación en Ferias y Exposiciones.

Ceremonial y protocolo aplicado a eventos empresariales.

Sponsoring y Auspicios.

Elementos auxiliares, servicios varios.

Eventos subsidiarios

Seminario de Redacción Corporativa por Objetivos

Fundamentación:

En los últimos cinco años, la Comunicación Corporativa, merced a los avances tecnológicos, se ha visto afectada en muchos aspectos. Sin embargo, aún existen y siguen teniendo preponderancia canales de comunicación escrita más tradicionales. Es por ello que resulta imprescindible el dominio eficiente de las herramientas necesarias para un correcto posicionamiento dentro de la propia comunidad discursiva.

A su vez, la mediatización que han sufrido las comunicaciones interpersonales, hacen vital el manejo competente del discurso escrito, para, de esta forma evitar "ruidos" en la comunicación, que puedan obrar en detrimento de los propios objetivos.

Un discurso escrito sofisticado, con un hábil manejo de recursos, estructura y convenciones, inmediatamente capta la atención del lector y posiciona al emisor favorablemente.

Objetivos:

* Concientizar la importancia del texto escrito, como vehículo comunicacional para la prosecución de objetivos.
* Analizar y asimilar las convenciones lingüísticas y paralingüísticas de los distintos formatos de textos escritos.
* Identificar los elementos lingüísticos y extralingüísticos que afectan de manera manifiesta y/o latente la comunicación escrita.
* Minimizar el error.

Temario:

Análisis Pragmático
Definición de objetivos.
Análisis del contexto comunicacional.
Definición del tenor del mensaje.
Concepto de relevancia, en la selección de información
Máximas comunicacionales
Presuposiciones

Géneros comerciales, sus convenciones y estructura
Epistolar: carta, e-mail
Informe.
Artículo.
Press kit.
House Organ.
Gacetillas y comunicados de prensa.
Brochures.
Presentaciones Institucionales.
Solicitadas y Advertorials.

Organización de ideas
Textos informativos vs. textos argumentativos.
Orden lógico.
Orden cronológico.
Orden jerárquico.
Orden oposicional.
Orden temático.

Pautas para corregir textos a nivel de:
Vocabulario.
Estructura.
Mensaje.
Gramática (sintaxis, puntuación, ortografía).
Consulta de material bibliográfico.

Seminario de Ceremonial y Protocolo Empresarial.

Fundamentación:

Decir Ceremonial y Protocolo es decir orden y respeto por las distintas jerarquías y por las normas que rigen las interacciones. En la actualidad se hace cada vez más común o más frecuente las reuniones de negocios entre representantes de empresas y/o instituciones a nivel local e internacional; por lo que el conocimiento del Ceremonial de Relaciones Públicas se torna de vital importancia.

El correcto comportamiento protocolar de las personas que se desempeñan en una empresa no sólo facilita la comunicación entre las partes sino que además, la hace más profesional y eficiente.
Asimismo, el respeto por las dignidades personales y profesionales, repercute muy favorablemente en la imagen institucional que proyectamos entre los distintos públicos con los que nos relacionamos.
Objetivos:

Brindar a los participantes los conocimientos del Ceremonial y Protocolo como herramienta necesaria del ámbito empresarial.

Desarrollar una visión realista de las responsabilidades que le competen en el manejo de la profesión y la repercusión en la calidad comunicacional.

Reconocer la influencia de nuevos aportes teóricos y prácticos del Ceremonial en la imagen corporativa.

Contenidos Temáticos:

Conceptos generales y antecedentes sobre Ceremonial y Protocolo Empresarial. El Ceremonial de Relaciones Públicas.

Orden de precedencia. Principios generales de aplicación. Precedencia en la Argentina y en el ámbito empresario. La ley de la Derecha. Orden lineal, orden lateral.

Invitaciones a recepciones y eventos en general. Invitaciones pour memoire. Respuestas. Precedencia de cortesía. Planos de orientación. Distribución de las personas en las mesas. Elección del tipo de mesas. Tarjetas de ubicación

Comidas de ejecutivos. Comidas menos protocolares. Comidas buffet. Presentación de productos. Recepciones. Cocktail-parties. Vinos de honor. Desayunos o almuerzos de trabajo.

Audiencias. Saludo a autoridades. Firma de documentos. Entrega de diplomas. Visita a las empresas. Inauguraciones. Política de Open-house. Visitas guiadas.

Cómo ser un anfitrión de primera clase

Aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing y dejan demasiados aspectos al azar. Los eventos son herramientas de Relaciones Públicas con múltiples ventajas pero, al mismo tiempo, quedamos completamente expuestos ya que todo en un acto comunica. Exigen un gran cuidado de todos los detalles.
Por Ana Costas, Directora General deMarco de Comunicación en Madrid
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Le recomendamos que utilice un buen CRM para conseguir una perfecta sincronización con sus clientes.
Resumen:
• Si las Relaciones Públicas podrían definirse como “el arte de hacer un buen trabajo y saber comunicarlo”, en un evento absolutamente todo comunica.
• El amplio abanico de detalles en juego es lo que entraña la complejidad del asunto.
• Los elementos clave a cuidar son una buena razón para organizar un evento, un anfitrión y unos invitados, por definición, un espacio adecuado donde llevarlo a cabo y un concepto meditado que lo envuelva.
• En los matices está lo esencial de cada uno de los elementos clave, como sucede con la mayoría de los trabajos que emprendemos.
• Podemos crear la oportunidad para pasar un buen rato y ¿por qué no? tal vez, incluso, hacer historia.

Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menos envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal, ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es lo que hace que ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan afortunados por haber tenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos la molesta sensación de que nos han hecho perder el tiempo en otros?
En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones Públicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento absolutamente todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí, nos ganaremos una u otra reputación aunque, aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de éste.
Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito, diría que son básicamente las 5 siguientes:
1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la satisfacción de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de interés y memorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas.
Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una llamada telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento.
2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca.
Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento en el que se entregan cada año los premios de la Academia de Hollywood, de los cuales todos hemos oído hablar en alguna ocasión, destilan glamour. Seguramente, este glamour sea en lo primero que pensamos cuando Hollywood nos viene a la cabeza. La presencia de estrellas internacionales, la alfombra roja, los flashes de las cámaras, exclusivos vestidos de gala… un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfección en torno a un mismo concepto. No se deja nada al azar porque la reputación se va construyendo en cada gesto de la empresa que se observa durante el evento. Si alguno de éstos gestos no está en línea, no comunicaremos con claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento en la mente de nuestros clientes actuales y potenciales.
3. Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un evento depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos. Un evento empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento organizado en nuestra vida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo). Se ha escrito largo y tendido sobre protocolo, buenas maneras… y, en general, todo gira alrededor de la empatía. La pregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de nuestro público qué veríamos o cómo nos gustaría ser tratados?, es decir, ¿qué experiencia nos gustaría llevarnos de este evento? Debemos orientar nuestro trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes compatibilizándolo con los objetivos de la compañía.
Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación de nuestro concepto, quien transmite éste en palabras y maneras. Pero, siempre, sin descuidar a los invitados presentes aunque, después el evento tenga repercusión mediática y llegue a otros públicos potenciales.
4. Invitados sí pero, personas ante todo. Se supone que elegimos cuidadosamente a nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro público más valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros intereses.
Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los invitados. Son clientes actuales o en potencia, sí pero, ante todo son personas. Con esto, detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora adecuada, la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no alargar la duración innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona para que puedan elegir estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales ya que conseguirán que los invitados se queden o provocará que se marchen.
Del primero al último de nuestros invitados son importantes y cuanto más conozcamos el perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecemos un trato personalizado.
5. Un espacio en común. Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al concepto elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al entretenimiento. Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está disponible, el lugar que se adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar el listón en este, así como en cualquiera de los demás aspectos.
Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo, que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos para rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen.
Además de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia.

Texto:
Ana Costas, Directora General de Marco de Comunicación Microsoft en Madrid - Diciembre 2009

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